Tietosuojaseloste

Tämä on Hyvinvointi Coaching Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste. Lisäksi kerromme tässä evästekäytännöistämme. Laadittu 01.05.2021. Viimeisin muutos 01.05.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Hyvinvointi Coaching Oy
Pienimäentie 5
37550 Lempäälä

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Hyvinvointi Coaching Oy / Heidi Pynnönen
Pienimäentie 5
37550 Lempäälä
050 322 5450
info@hyvinvointicoaching.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat asiakkaat, valmennuksiin osallistujat ja potentiaaliset asiakkaat.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään lakien sallimissa ja edellyttämissä rajoissa vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

Rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella

Asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen.

Asiakassuhteeseen liittyvä viestintä, markkinointi, myynti ja näiden kehittäminen.

 

Sopimuksen perusteella

Sopimuksen täytäntöön paneminen ja tarjoaminen. Käsittelyperuste kattaa myös sopimusta edeltäneet rekisteröidyn pyynnöstä tehdyt henkilötietojen         käsittelytoimet.

 

Suostumuksen perusteella

Verkkosivustojemme kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen hoitaminen.

Sähköiseen suoramarkkinointiin. Saadut suostumukset rekisteröidään tietosuoja-asetuksen velvoitteiden noudattamisen todentamiseksi.

 

Lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen

Kirjanpitovelvoitteiden noudattaminen ja viranomaistarkastukset.

Lisäksi tietosuoja-asetuksen velvoitteiden noudattamiseksi meidän tulee säilyttää joitakin tietoja asetuksen noudattamisen osoittamiseksi.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

Nimi

Osoite

Sähköposti

Puhelinnumero

Organisaatio (yritysasiakas)

Y-tunnus (yritysasiakas)

 

Asiakastiedot

Tiedot tarjotuista ja ostetuista tuotteista ja palveluista.

Asiakassuhteeseen liittyvät tarkoituksenmukaiset sopimukset, muistiinpanot ja tarkoituksellisesti annetut suostumukset, kuten lupa/kielto sähköiseen         suoramarkkinointiin.

Henkilön itsensä antamat tiedot, kuten asiakaspalautteet ja mahdolliset muut tiedot.

Asiakassuhteen ylläpitoa ja kehittämistä koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, peruutustiedot ja yhteistyötiedot.

Verkkosivuston käyttäjän yhteydenottoviestit ja suostumukset.

5. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä allekirjoitettuna osoitteeseen Hyvinvointi Coaching Oy / Heidi Pynnönen, Pienimäentie 5, 37550 Lempäälä tai info@hyvinvointicoaching.fi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Rekisteröidyn oikeuksien yksityiskohtaiset sisällöt ja poikkeukset on kuvattu tarkemmin tietosuoja-asetuksessa.

Tarkastusoikeus 

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus, oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Hänellä on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle yritykselle tai rekisterinpitäjälle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tietoja käsitellään automaattisesti eli jonkinlaisella ohjelmalla. Tämä koskee vain sähköistä tietoa.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkkojen tai virheellisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään asiakassuhteen syntyessä, tarjousvaiheessa, asiakastapaamisissa tai verkkoyhteydenottolomakkeen kautta. Tietoja saadaan lisäksi sosiaalisen median palvelujen kautta tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan. Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Hyvinvointi Coaching Oy:n ulkopuolelle.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

Accountor Services Oy (taloushallinto)

Multim Oy (webhotelli)

Mikäli luovutamme sopimussuhteeseen ja asiakkaan antamaan suostumukseen perustuvia asiakastietoja (nimi, sähköposti, coaching -prosessin aloitus- ja lopetuspäivämäärä sekä coaching -tuntien lukumäärä) coaching alan kansainvälisen sertifioinnin tai akkreditoinnin johdosta mahdollisesti tehtävän auditoinnin perusteella, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

8. Rekisterin suojaus

Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.
Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Manuaalisia tietoja, kuten tapaamista koskevia muistiinpanoja, säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan käyttötarpeen loppuessa. Tietojen käyttöoikeus on vain rekisteriasioita hoitavalla henkilöllä, jota sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa tai muun määritellyn käyttötarkoituksen tai lakisääteisiin velvoitteisiin perustuvien asioiden hoitamiseksi ja todentamiseksi.

10. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjä. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle esim. tilitoimisto tai IT-tuki, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja huolehditaan asianmukaisista suojaustoimista.

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Mikäli tietoja siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Evästeiden (cookies) käyttö

Verkkosivustollamme vieraillessasi voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, mikäli selaimesi asetukset sen mahdollistavat. Käytämme verkkosivustollamme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen, tietojen keräämiseen markkinointitarkoituksiin ja verkkosivustomme kehittämiseen. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle tai mobiililaitteelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka muun muassa mahdollistaa verkkosivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön useimpien selainohjelmien asetuksista. Tällöin käyttäjä ei välttämättä voi käyttää hyväksi kaikkia sivustojen toiminnallisuuksia. Mikäli käyttäjä ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö tulee välittömästi lopettaa. Sallimalla evästeet varmistat sivustomme sujuvamman käytön.

 

Käytämme verkkosivustollamme myös Google Analytics -ohjelmistoa. Google Analytics käyttää evästeitä, joiden avulla kerätään anonyymia tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä. Käyttämällä näitä verkkosivuja käyttäjä hyväksyy Googlen tiedonkeruun yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin. Lisätietoja Googlen analytiikkaseurannasta Googlen tietosuojasivulta. Google Analytics -seurannan voi estää täällä: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.